Die Organisation einer Tagung ist ein Marathon, kein Sprint. Bevor wir also ins Detail gehen, sollten Sie sich eine Tasse Tee einschenken. Betrachten Sie zunächst die Grundlagen, damit Sie die Ziellinie unbeschadet erreichen. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Tagung organisieren wollen, müssen Sie zunächst jeden wichtigen Meilenstein auf dem Weg dorthin durchdenken.
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, sollten Sie jeden Schritt, die benötigten Ressourcen und den geschätzten Arbeitsaufwand bedenken. Sie müssen genügend Zeit (und Ressourcen) einplanen, um alles rechtzeitig erledigen zu können. Und es ist immer eine gute Idee, bei den Fristen etwas Spielraum zu lassen.
Formulieren Sie Ihre Veranstaltungsstrategie
Ganz gleich, ob Sie einen einmaligen akademischen Kongress oder die 75. Jahrestagung eines angesehenen Verbandes organisieren, Ihr erster Schritt bei der Planung besteht darin, zu umreißen, was Sie zu erreichen beabsichtigen. Im Veranstaltungssektor herrscht reges Treiben – und es wird immer lebhafter. Die Ausgaben für Events steigen, da immer mehr Organisationen den Mehrwert erkennen, den solche Maßnahmen sowohl für ihre Einnahmen als auch für ihre Marke haben. Wenn Sie sich von Anfang an darüber im Klaren sind, was Sie mit der Organisation einer Tagung erreichen wollen, können Sie Ihr Event von den übrigen abheben. Außerdem haben Sie mit der richtigen Planung einen großen Vorsprung bei der Buchung der passenden Tagungsräume, sei es in Düsseldorf, Berlin, München oder einer anderen großen Stadt.
Machen Sie sich die Konferenztechnologie zu eigen
Eine Online-Konferenz-Software ist kein Zusatzprodukt. Sie sollte genauso zur Organisation Ihrer Tagung gehören wie die Auswahl des Veranstaltungsortes oder der Termine. Sie nimmt Ihnen endlose manuelle Aufgaben ab, unterstützt Ihr gesamtes Team bei der Zusammenarbeit und spart Ihnen in der Regel auf lange Sicht Geld. Alle arbeiten hart daran, eine Tagung zu organisieren, aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team Ressourcen gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten kann, wenn Sie sich nicht im selben Raum befinden? Mehr zu dem Thema Tagungsräume Düsseldorf.
Mit kostenloser Software wie Slack für Projektnachrichten und Skype für Gruppen-Videoanrufe können Sie verhindern, dass sich die Kommunikation zu einem Problem entwickelt, das den Organisationsprozess verlangsamt. Und wenn es darum geht, die tausend und eine Aufgabe zu verwalten, die mit der Organisation einer Konferenz verbunden sind, kann Software wie Asana für das Projektmanagement und Trello für die Aufgabenverwaltung helfen, den Prozess voranzutreiben.
Delegieren Sie
Die Organisation einer Konferenz ist mit sehr viel Arbeit verbunden. Tragen Sie also nicht alles auf Ihren Schultern, sondern holen Sie Ihr Organisationskomitee frühzeitig mit ins Boot. Wie Sie Ihre Tagung gestalten, hängt wahrscheinlich von den Personen ab, die Sie in Ihrem Team haben. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Kernteam haben, kann jede Person für mehrere Bereiche zuständig sein. Wenn Sie jedoch über mehrere Leute verfügen, können Sie die Verantwortung für Bereiche wie Sponsoring, Marketing und lokale Arrangements individuell verteilen. Zusätzlich zu den Hauptorganisatoren können Sie auch Studierende als Freiwillige anwerben, die Ihnen am Veranstaltungstag oder bei kleineren Aufgaben im Vorfeld helfen.
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